De expediteur met wie je besluit samen te werken is een cruciale keuze voor je bedrijf. Daarom is het belangrijk je ervan te verzekeren dat hij naar jouw verwachtingen kan presteren. Bovendien moet je met je logistieke partners een relatie kunnen opbouwen die op vertrouwen berust.

1. Wat is een expediteur?
2. Voor- en nadelen van samenwerken met een expediteur
3. Hoe kies je de expediteur die bij jouw behoeften past
4. Een vergelijking tussen expediteurs en transportmanagementsystemen

1. Wat is een expediteur?

Expediteurs zijn degenen die de transportbehoeften van je bedrijf beheren. Ze moeten je dus toegang geven tot een uitgebreid netwerk van vervoerders en kwalitatieve diensten bieden waarop je kunt vertrouwen. In de praktijk nemen ze je het werk uit handen om afzonderlijke transportaanbieders te selecteren voor je leveringsactiviteiten.

Omdat ze een brug vormen tussen de transportaanbieders en de verlader, ligt de taak om contracten te onderhandelen en tot de uiteindelijke overeenkomst te komen bij de expediteurs. Ze moeten daarom veel kennis van hun branche hebben en administratieve taken aankunnen.

2. Voor- en nadelen van samenwerken met een expediteur

Wanneer het aantal orders dat je moet uitvoeren aanzienlijk toeneemt, is elke hulp bij het vergemakkelijken van de verzendprocessen meer dan welkom. Zo heb je meer tijd om je te richten op de creatievere kanten van je bedrijf.

Maar hoe helpt het je om met een expediteur samen te werken?

• Het verlaagt de verzendkosten

Omdat een expediteur veel kennis van de branche heeft en al een gevestigde relatie met zijn netwerk van vervoerders, kan hij de beste tarieven bedingen en zelfs de bijbehorende risico's tot een minimum beperken.

• Het bespaart tijd

Een expediteur bespaart je veel tijd, omdat hij je eisen analyseert en zich inspant om de meest efficiënte oplossing voor je te vinden. Daarnaast kan hij je de snelste routes voorstellen, die eveneens geld uit je budget kunnen besparen, en zou hij zelfs met oplossingen kunnen komen als er onverwachte problemen ontstaan.

• Begeleiding bij het afhandelen van claims

Als je claims moet afhandelen over verloren of beschadigde lading, kunnen expediteurs je helpen dit proces beter aan te pakken en frustratie te vermijden. Ze hebben ervaring met de benodigde documenten en kunnen je door de procedures loodsen.

Kortom, expediteurs zijn experts in de transportbranche en besparen je extra inspanningen. Samenwerken met expediteurs heeft echter ook enkele nadelen:

• Je hebt geen volledige controle over het proces

De expediteur beheert de communicatie met de vervoerders en alle details over de transportactiviteiten. Het is daarom essentieel een partner te vinden die je vertrouwt en met wie je een op vertrouwen gebaseerde relatie kunt opbouwen.

• Expediteurs zonder ervaring

Omdat de branche zich zo snel ontwikkelt, groeit het aantal expediteurs voortdurend. Als je dus besluit samen te werken met een expediteur die nieuw is op de markt, is het mogelijk dat hij geen toegang heeft tot betrouwbare transportaanbieders en niet zo ervaren is als je verwacht.

3. Hoe kies je de expediteur die bij jouw behoeften past

Om er zeker van te zijn dat je de juiste expediteur kiest, kun je je eigen lijst met eisen opstellen waarmee je vóór het starten van de samenwerking controleert of hij bij je past. Hier enkele suggesties die je aan je lijst kunt toevoegen:

• Ze zijn gespecialiseerd in wat jij nodig hebt

De meeste expediteurs op de markt bieden uiteenlopende diensten en bedienen meerdere branches, maar dat betekent niet dat ze in elk domein ervaring hebben. Zorg er daarom bij het kiezen van je logistieke partner voor dat hij ervaring heeft met het vervoer van het type goederen dat je wilt verzenden. Zo weet hij precies met welke uitdagingen hij te maken krijgt.

• Ze bieden opties voor ladingverzekering en ondersteuning bij schade

Een van de voordelen van samenwerken met een expediteur is dat je je niet alleen hoeft bezig te houden met beschadigde goederen. Dat bespaart veel tijd, vooral als je geen ervaring hebt met dit soort procedures.

• Ze hebben een controlesysteem voor vervoerders

Zoals te verwachten valt, moet een expediteur weten hoe hij de beste transportaanbieders kiest om mee samen te werken. Hij zou dus een goed uitgewerkt controleproces moeten hebben om hun historie en beoordelingen na te gaan.

• Ze bieden mogelijkheden om lading in realtime te volgen

Inzicht hebben in de transportactiviteiten is tegenwoordig een noodzaak geworden. Realtime-inzicht stelt de expediteur in staat een totaalbeeld te hebben van het hele verzendproces en te anticiperen op onverwachte problemen die zich zouden kunnen voordoen.

Dit zijn slechts enkele suggesties om te overwegen. Voordat je echter een bepaalde expediteur kiest, moet je analyseren welke behoeften en eisen je hebt. Met die in gedachten kun je, afhankelijk van je strategie, meer punten aan de controlelijst toevoegen.

4. Een vergelijking tussen expediteurs en transportmanagementsystemen

In theorie zijn er drie belangrijke verschillen tussen het gebruik van een transportmanagementsysteem en het samenwerken met een expediteur: de manier waarop het proces wordt uitgevoerd, het bezit en beheer van de contracten met de transportaanbieders, en de gebruikte technologie samen met de informatie waartoe je toegang hebt. Laten we precies bekijken wat dat betekent:

• De manier waarop de transportprocessen worden uitgevoerd

Wanneer je met een expediteur werkt, geven de transportaanbieders alle informatie over het verzendproces rechtstreeks aan hem door. Vervolgens stuurt de expediteur je, nadat de levering is voltooid, het bewijs dat de verzending is afgerond, samen met de bijbehorende factuur.

Met een transportmanagementsysteem heb je volledige controle. Je hebt rechtstreeks contact met de vervoerders en je kunt de informatie over de prestaties van de verzendprocessen analyseren. Bovendien kun je vervoerders kiezen op basis van je specifieke behoeften, hetzij door een aanbesteding te organiseren, hetzij door je favoriete transportaanbieder uit te nodigen op het gebruikte platform.

• Het beheer van de contracten

De expediteur met wie je werkt zal zich bezighouden met de contracten met de transportaanbieders en alle bijbehorende administratieve taken beheren. Met een transportmanagementplatform kun je de contracten en de relaties met de vervoerders zelf beheren. Zo heb je meer grip op je budget en meer informatie om je toekomstige strategieën te optimaliseren.

• De gebruikte technologieën

Expediteurs gebruiken doorgaans eigen software voor transportbeheer of rekenen erop dat verladers zo'n platform gebruiken. Hoewel ze toegang hebben tot informatie over de leveringsactiviteiten, kunnen ze die delen of niet.

Wanneer je een transportmanagementsysteem gebruikt, kun je op elk moment alle details over je zending zien. Bovendien heb je toegang tot prestatierapporten die je kunnen helpen je activiteiten te optimaliseren.

Er zijn nog meer details die het verschil maken, van de manier waarop je in contact kunt komen met transportaanbieders tot het betalen van facturen en zelfs de mate van inzicht die je in de zendingen hebt. Maar het belangrijkste punt is de mate van controle die je hebt over je transportprocessen en over de relaties met de vervoerders.

Als je zelf wilt ervaren hoe het is om transportactiviteiten te beheren, raden we je aan de diensten van ons platform uit te proberen, zoals CargoPlanning of CargoTender. In een gesprek met een van onze specialisten kun je zien hoe onze modules je kunnen helpen te verbeteren hoe je momenteel je leveringen beheert: https://cargoplanning.com/nl/live-demo.