El agente de transporte con el que elijas trabajar es una decisión crítica para tu empresa. Por eso es importante asegurarte de que podrá rendir conforme a tus expectativas. Además, debes poder construir con tus socios logísticos una relación basada en la confianza.

1. ¿Qué es un agente de transporte?
2. Ventajas y desventajas de trabajar con un agente de transporte
3. Cómo elegir el agente de transporte adecuado para tus necesidades
4. Una comparación entre los agentes de transporte y los sistemas de gestión del transporte

1. ¿Qué es un agente de transporte?

Los agentes de transporte son quienes gestionan las necesidades de transporte de tu empresa. Por tanto, deben darte acceso a una amplia red de transportistas y ofrecer servicios de calidad en los que puedas confiar. En la práctica, eliminan el trabajo de seleccionar proveedores de transporte individuales para tus operaciones de entrega.

Dado que representan un puente entre los proveedores de transporte y el expedidor, la tarea de negociar los contratos y llegar al acuerdo final corresponde a los agentes de transporte. Deben, por tanto, tener amplios conocimientos sobre su sector y ser capaces de afrontar las tareas administrativas.

2. Ventajas y desventajas de trabajar con un agente de transporte

Cuando el número de pedidos que debes atender aumenta considerablemente, cualquier ayuda para facilitar los procesos de expedición es más que bienvenida. Así dispones de más tiempo para centrarte en los aspectos más creativos de tu negocio.

Pero ¿en qué te ayuda trabajar con un agente de transporte?

• Reduce los costes de expedición

Como un agente de transporte tiene un alto nivel de conocimiento del sector y una relación ya consolidada con su red de transportistas, puede negociar las mejores tarifas e incluso minimizar los riesgos asociados.

• Ahorra tiempo

Un agente de transporte te ahorra mucho tiempo, porque analiza los requisitos que tienes y se esfuerza por encontrar la solución más eficiente para ti. Además, puede sugerirte las rutas más rápidas, que también pueden ahorrar dinero de tu presupuesto, e incluso podría proponer soluciones si surgen problemas inesperados.

• Orientación en la gestión de reclamaciones

Si te encuentras en la situación de gestionar reclamaciones por mercancía perdida o dañada, los agentes de transporte pueden ayudarte a afrontar mejor este proceso y evitar frustraciones. Tienen experiencia con la documentación necesaria y pueden guiarte a lo largo de los trámites.

En resumen, los agentes de transporte son expertos del sector del transporte que te ahorran esfuerzos adicionales. No obstante, trabajar con agentes de transporte también tiene algunas desventajas:

• No tienes control completo sobre el proceso

El agente de transporte gestiona la comunicación con los transportistas y todos los detalles sobre las operaciones de transporte. Por tanto, es esencial encontrar un socio en el que confíes y con el que puedas construir una relación basada en la confianza.

• Agentes sin experiencia

Como el sector se desarrolla con tanta rapidez, el número de agentes de transporte crece continuamente. Así que, si decides trabajar con un agente nuevo en el mercado, es posible que no tenga acceso a proveedores de transporte fiables y que no sea tan experimentado como esperas.

3. Cómo elegir el agente de transporte adecuado para tus necesidades

Para asegurarte de elegir al agente de transporte adecuado, puedes elaborar tu propia lista de requisitos con la que comprobar si te conviene o no antes de iniciar la colaboración. Estas son algunas sugerencias que puedes añadir a tu lista:

• Están especializados en lo que tú necesitas

La mayoría de los agentes de transporte del mercado ofrecen una variedad de servicios y cubren varios sectores, pero eso no significa que tengan experiencia en cada ámbito. Por tanto, al elegir a tu socio logístico, asegúrate de que tiene experiencia en el transporte del tipo de mercancía que deseas expedir. Así sabrá exactamente a qué dificultades tendrá que enfrentarse.

• Ofrecen opciones de seguro de mercancías y asistencia por daños

Una de las ventajas de colaborar con un agente de transporte es que no tienes que ocuparte tú solo de la mercancía dañada. Esto ahorra mucho tiempo, especialmente si no tienes experiencia en este tipo de trámites.

• Tienen un sistema de verificación de transportistas

Como cabe esperar, un agente de transporte debe saber elegir a los mejores proveedores de transporte con los que trabajar. Debería, por tanto, disponer de un proceso bien definido para verificar su historial y sus valoraciones.

• Ofrecen opciones de seguimiento de la mercancía en tiempo real

Tener visibilidad sobre las operaciones de transporte se ha convertido hoy en una necesidad. La visibilidad en tiempo real permite al agente de transporte tener una visión de conjunto de todo el proceso de expedición y anticipar cualquier problema inesperado que pudiera surgir.

Estas son solo algunas sugerencias a considerar. No obstante, antes de elegir un agente de transporte concreto, debes analizar qué necesidades y requisitos tienes. Teniéndolos en cuenta, puedes añadir más elementos a la lista de verificación, según tu estrategia.

4. Una comparación entre los agentes de transporte y los sistemas de gestión del transporte

En teoría, existen tres diferencias principales entre utilizar un sistema de gestión del transporte y colaborar con un agente de transporte: el modo de ejecución del proceso, la titularidad y la gestión de los contratos con los proveedores de transporte, y la tecnología utilizada junto con la información a la que tienes acceso. Veamos exactamente qué significa esto:

• El modo de ejecución de los procesos de transporte

Cuando trabajas con un agente de transporte, los proveedores de transporte le comunican directamente toda la información sobre el proceso de expedición. Después, una vez completada la entrega, el agente de transporte te enviará la prueba de que la expedición ha finalizado junto con la factura correspondiente.

Con un sistema de gestión del transporte tienes el control total. Tienes contacto directo con los transportistas y puedes analizar la información sobre el rendimiento de los procesos de expedición. Además, puedes elegir a los transportistas según tus necesidades específicas, ya sea organizando una licitación o invitando a tu proveedor de transporte preferido a la plataforma utilizada.

• La gestión de los contratos

El agente de transporte con el que trabajas se ocupará de los contratos con los proveedores de transporte y gestionará todas las tareas administrativas que conllevan. Con una plataforma de gestión del transporte puedes gestionar tú mismo los contratos y las relaciones con los transportistas. Así tienes un mejor control sobre tu presupuesto y más información para optimizar tus estrategias futuras.

• Las tecnologías utilizadas

Los agentes de transporte suelen usar su propio software de gestión del transporte o confían en que los expedidores utilicen una plataforma así. Aunque tendrán acceso a la información sobre las operaciones de entrega, puede que la compartan o puede que no.

Cuando utilizas un sistema de gestión del transporte, puedes ver en todo momento todos los detalles relacionados con tu expedición. Además, tienes acceso a informes de rendimiento que pueden ayudarte a optimizar tus operaciones.

Hay más detalles que marcan la diferencia, desde el modo en que puedes ponerte en contacto con los proveedores de transporte hasta el pago de las facturas e incluso los niveles de visibilidad que tienes sobre las expediciones. Pero el punto principal es el nivel de control que tienes sobre tus procesos de transporte y sobre las relaciones con los transportistas.

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