Meteen na het indrukken van de knop "Kopen" begint het leveringsproces al. Alles begint in het magazijn, met het selecteren van de goederen; daarna volgen het verpakken en de levering op de juiste plek, binnen een passende termijn.

Voor een start-up is het leveringsproces vrij eenvoudig, maar naarmate een bedrijf groeit wordt het steeds complexer. Zo kunnen een aanzienlijke stijging van de verkoop, het toenemende aantal communicatiekanalen en een uitgebreid klantenbestand het verzendproces bemoeilijken.

Het gebruik van een transportmanagementsysteem om de communicatie met de vervoerders te beheren en de zendingen te volgen, kan knelpunten voorkomen die tijdens het leveringsproces kunnen ontstaan.

1. Wat is orderbeheer en orderafhandeling?
2. Wat zijn de zes stappen in het orderafhandelingsproces?
3. Hoe verloopt het leveringsproces via CargoPlanning?

1. Wat is orderbeheer en orderafhandeling?

Orderbeheer is een reeks handelingen die begint op het moment dat een order wordt geplaatst en eindigt wanneer de klant de goederen ontvangt. Daartoe behoren onder meer het ontvangen, volgen en afhandelen van orders.

Er zijn drie soorten software die je kunnen helpen je leveringsproces te verbeteren: orderbeheersystemen, transportmanagementsystemen en magazijnbeheersystemen. Elk daarvan kan op zichzelf worden gebruikt of in samenwerking met de andere. Hierna bekijken we wat het verschil ertussen is en welk systeem het best bij je bedrijf past.

• Het orderbeheersysteem

Een OMS is uitstekend voor het beheren van de levenscyclus van een order. Het kan worden geïntegreerd met de website van een bedrijf. Zo kunnen orders rechtstreeks vanuit het platform worden geaccepteerd en naar het meest geschikte magazijn worden gestuurd.

Sommige systemen hebben tweerichtingssynchronisatie, waardoor alle informatie tussen het OMS en het e-commerceplatform wordt doorgegeven en tegelijk volledig inzicht in het hele proces wordt geboden.

• Het transportmanagementsysteem

Een TMS beheert het transportproces vanaf het moment waarop de goederen klaar zijn om te worden verzonden. Het gebruik van zo'n platform is een goede manier om toegang te krijgen tot de laagste verzendtarieven, de meest efficiënte routes en om inzicht te krijgen in het hele transportproces.

Transportmanagementsystemen zijn geschikt voor bedrijven die hun logistieke budget willen verlagen, inzicht willen hebben in hun zendingen en een schaalbare oplossing nodig hebben voor het vervoer van goederen.

• Het magazijnbeheersysteem

Een WMS automatiseert de levenscyclus van de voorraad door informatie in realtime samen te brengen, vanaf het moment waarop de order op voorraad wordt ontvangen tot aan de levering en het toewijzen van de factureringsprocessen.

Zo'n systeem is geschikt voor magazijnen die de orderafhandelingsprocessen moeten beheren en moeite hebben goederen met succes af te leveren.

Waarom heeft je bedrijf efficiënt orderbeheer nodig?

Het gebruik van welk systeem dan ook voor het beheren van leveringen kan je helpen een groot ordervolume met glans aan te kunnen en op tijd te leveren. Maar dat is niet alles. Zo'n systeem kan je helpen tal van problemen op te lossen, waaronder:

1. Het bespaart meer tijd

Waarschijnlijk is de vraag "is het hanteren van voorraad, het verpakken van orders en het verzenden van goederen de meest productieve manier om mijn tijd te gebruiken?" al eens door je hoofd geschoten. De kans is groot dat het antwoord nee is. Elke minuut die je besteedt aan het oplossen van beheerproblemen zou kunnen worden geïnvesteerd in strategische activiteiten voor de ontwikkeling van je bedrijf.

2. Het voorkomt menselijke fouten

Bij het verzenden van slechts enkele orders per dag is menselijke fout geen groot probleem. Wanneer je bedrijf echter groeit en je 24/7 orders ontvangt via meerdere communicatiekanalen, is het logisch dat er fouten ontstaan. Het vereenvoudigen van het orderbeheer kan je helpen alles met succes te sturen en taken te automatiseren, waardoor fouten zoveel mogelijk worden beperkt.

3. Het verhoogt de hoeveelheid ontvangen informatie

Met toegang tot realtimegegevens kun je betere beslissingen nemen. Een OMS of een TMS brengt alle informatie samen op één plek. Zo heb je een volledig beeld van het hele verzendproces.

CargoPlanning stelt je bijvoorbeeld in staat goederentransporten in realtime te volgen. Die informatie helpt je op elk moment de status van de transporten te kennen. Bovendien presenteert het platform regelmatig prestatierapporten, zodat het leveringsproces in de toekomst kan worden verbeterd.

2. Wat zijn de zes stappen in het orderafhandelingsproces?

Het orderafhandelingsproces heeft veel onderdelen die gelijktijdig in gang worden gezet. Dat betekent dat een effectieve strategie nodig is om te waarborgen dat elke fase van het proces met de hoogst mogelijke efficiëntie wordt uitgevoerd.

1. De ontvangstfase

Deze fase betreft de goederen die aankomen in het magazijn, het distributiecentrum of rechtstreeks in de winkel. Alle zendingen moeten worden gecontroleerd, geregistreerd en opgeslagen, zodat het orderafhandelingsproces kan beginnen.

Op het moment dat de goederen worden ontvangen, moet worden gecontroleerd of alles in de order overeenkomt met de gegevens van de oorspronkelijke order, van de factuur en van de verzendlijst. Als beschadigde pakketten worden ontvangen, moeten die worden geretourneerd.

2. De opslagfase

Nadat alles is gecontroleerd, moeten de goederen in het magazijn worden opgeslagen. Om maximale snelheid en efficiëntie bij het leveren van orders te bereiken, moet dit proces dus zo georganiseerd mogelijk zijn.

3. De verzamelstap

In dit stadium moeten de goederen in het magazijn worden gelokaliseerd. Als dit handmatig gebeurt, heb je een lijst nodig met de benodigde artikelen om af te vinken, met details over de opslagplaats van elk artikel.

4. De verpakkingsfase

Dit is het moment waarop de voor verzending bestemde pakketten worden verpakt om beschadiging tijdens het transport te voorkomen. Het type gebruikte verpakkingsmaterialen hangt af van de gewichtslimieten die elk bedrijf hanteert.

5. De verzendfase

Dit is het moment om de verzendopties en de logistieke partners te bekijken. Met een transportmanagementsysteem kun je de kosten en de tijd die nodig is voor transporten tot een minimum beperken.

Een TMS-platform kan je helpen het goederentransport in de tijd te volgen en toegang te krijgen tot realtime-informatie, zodat je op elk moment weloverwogen beslissingen kunt nemen. Bovendien ontvang je prestatierapporten om de beste strategie voor de toekomst op te stellen.

6. De stap van retourverwerking

Als je bedrijf klanten de mogelijkheid biedt goederen te retourneren, maken retouren deel uit van het orderafhandelingsproces. Ook deze handeling moet snel en efficiënt worden afgewikkeld. Zo voelen klanten zich zeker en wordt ook het voorraadbeheer eenvoudiger.

Hoewel het leveringsproces niet erg ingewikkeld lijkt, wordt het voor middelgrote en grote bedrijven veel lastiger. Er zijn talloze factoren die de eenvoud van de activiteiten beïnvloeden. Bijvoorbeeld het ordervolume — hoe meer orders handmatig moeten worden afgehandeld, hoe minder efficiënt je wordt en hoe minder tijd je hebt om je bedrijf te ontwikkelen.

Bovendien kan technologie een nuttige bondgenoot zijn. Hoe groter de hoeveelheid informatie, hoe hoger de kwaliteit van de genomen beslissingen. Door een transportmanagementsysteem te gebruiken, kun je de meeste processen vereenvoudigen. Daarnaast heb je toegang tot analyses en rapporten die je een beter begrip geven van de huidige prestaties en van mogelijke wijzigingen.

Hoe verloopt het leveringsproces via CargoPlanning?

Het leveringsproces kan aanzienlijk worden vereenvoudigd en versneld door een transportmanagementsysteem zoals CargoPlanning te gebruiken. Dit platform biedt meerdere diensten die, samen gebruikt, alle handelingen in het proces efficiënter kunnen maken. Laten we het stap voor stap bekijken:

• CargoOrder

Deze dienst vergemakkelijkt het opstellen van offerteaanvragen. CargoOrder is een module die je helpt orders te beheren en ze door te sturen naar de logistieke afdeling. Hier enkele van de gegevens die in de aangemaakte order zijn opgenomen:

• Het bedrijf dat de order plaatst
• Het type order (intern, inkoop, retour enzovoort)
• Gegevens over de leveranciers
• De plaats en datum van laden
• De plaats en datum van lossen
• Het bestelde product (type, gewicht enzovoort)
• Gegevens voor het transport (bijv. hoe groot de vrachtwagen moet zijn)

Al deze informatie wordt samengebracht en ter goedkeuring verstuurd. Na acceptatie van de order wordt deze doorgestuurd naar de logistieke afdeling of naar CargoPlanning.

Het gebruik van deze dienst is een grote hulp, omdat alle informatie op één plek staat. Dat verbetert de communicatie tussen afdelingen en voorkomt menselijke fouten. Ook de informatie-uitwisseling met de vervoerders verbetert aanzienlijk. Bovendien bespaar je tijd, omdat je sjablonen kunt maken die je voor andere orders kunt hergebruiken.

• CargoPlanning

De informatie uit CargoOrder wordt automatisch naar CargoPlanning gestuurd. Door meer gegevens toe te voegen, kan de order worden omgezet in een transportaanvraag. De benodigde details omvatten informatie over de betaling, de voor het transport bestemde prijs, de gebruikte valuta en meer.

Als je een favoriete transportaanbieder hebt, kan de order rechtstreeks aan hem worden toegewezen. Staat hij nog niet in de database van het platform, dan kan hij worden uitgenodigd het te gebruiken. Zo niet, dan kan de aanvraag worden onderworpen aan een aanbesteding. Alle transportaanbieders zullen offertes indienen en jij kunt die aannemen die het best bij je behoeften past.

CargoPlanning is uitstekend om leveringen zonder veel moeite te organiseren en te beheren. Het platform biedt toegang tot realtime-informatie over het lopende transport en waarschuwt je als er onderweg problemen ontstaan. Bovendien worden contracten en documenten automatisch gegenereerd op basis van de gegevens die zowel door jou als door je transportaanbieder zijn ingevoerd.

• CargoSlot

Deze dienst werkt als een gedeelde agenda waarin vervoerders de laad- of losoperaties kunnen inplannen. Zo ben je altijd op de hoogte van het exacte tijdstip van aankomst van de goederen en van de precieze status van de levering, zoals:

• Aangekomen bij de poort
• Aangekomen bij het laadperron
• Vertrokken van het laadperron
• Levering voltooid

Door CargoSlot te gebruiken heb je volledige controle over de logistieke activiteiten, omdat je alle werkzaamheden in het magazijn vanaf elk apparaat volgt. Bovendien verbetert de transparantie tussen jou en de transportaanbieders, omdat iedereen gegevens in het platform kan toevoegen en bijwerken.

Elke fase wordt door minstens één dienst beheerd en samen kunnen ze het hele leveringsproces vereenvoudigen. Alle tijd die je met een TMS bespaart, kan dus veel beter worden benut, bijvoorbeeld voor het ontwikkelen van groeistrategieën voor je bedrijf.

Om meer te zien over wat CargoPlanning voor een bedrijf kan doen, kun je enkele case studies bekijken. Die illustreren de voordelen van een transportmanagementsysteem aan de hand van concrete resultaten. Om zeker te zijn, kun je echter altijd een gratis demonstratie aanvragen.