Unmittelbar nach dem Klick auf „Kaufen“ beginnt der Lieferprozess bereits. Alles beginnt im Lager, mit der Auswahl der Waren, dann folgen die Verpackung und die Lieferung an den richtigen Ort, in einem angemessenen Zeitrahmen.

Für ein Start-up ist der Lieferprozess recht einfach, doch mit dem Wachstum eines Unternehmens wird er immer komplexer. So können etwa ein deutlicher Anstieg der Verkäufe, die Vervielfachung der Kommunikationskanäle und ein erweiterter Kundenstamm den Versandprozess erschweren.

Der Einsatz eines Transportmanagementsystems, um die Kommunikation mit den Frachtführern zu steuern und die Sendungen zu verfolgen, kann Engpässe verhindern, die im Verlauf des Lieferprozesses auftreten können.

1. Was ist Auftragsverwaltung und -abwicklung?
2. Welche sechs Schritte hat der Auftragsabwicklungsprozess?
3. Wie sieht der Lieferprozess über CargoPlanning aus?

1. Was ist Auftragsverwaltung und -abwicklung?

Die Auftragsverwaltung ist eine Reihe von Vorgängen, die im Moment der Auftragserteilung beginnt und endet, wenn der Kunde die Ware erhält. Dazu gehören unter anderem der Eingang, die Verfolgung und die Abwicklung der Aufträge.

Es gibt drei Arten von Software, die Ihnen helfen können, Ihren Lieferprozess zu verbessern: Auftragsverwaltungssysteme, Transportmanagementsysteme und Lagerverwaltungssysteme. Jede davon kann für sich genutzt werden oder im Zusammenspiel mit den anderen. Im Folgenden betrachten wir, worin der Unterschied besteht und welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

• Das Auftragsverwaltungssystem

Ein OMS eignet sich hervorragend für die Verwaltung des Lebenszyklus eines Auftrags. Es lässt sich in die Website eines Unternehmens integrieren. So können Aufträge direkt innerhalb der Plattform angenommen und an das am besten geeignete Lager weitergeleitet werden.

Einige Systeme verfügen über eine bidirektionale Synchronisierung, die die Übertragung sämtlicher Informationen zwischen OMS und E-Commerce-Plattform sicherstellt und zugleich vollständige Transparenz über den gesamten Prozess bietet.

• Das Transportmanagementsystem

Ein TMS steuert den Transportprozess ab dem Moment, in dem die Waren versandbereit sind. Der Einsatz einer solchen Plattform ist ein guter Weg, um Zugang zu den günstigsten Versandtarifen und den effizientesten Strecken zu erhalten und Transparenz über den gesamten Transportprozess zu gewinnen.

Transportmanagementsysteme eignen sich für Unternehmen, die ihr Logistikbudget senken wollen, die Transparenz über ihre Sendungen wünschen und eine skalierbare Lösung für den Warentransport benötigen.

• Das Lagerverwaltungssystem

Ein WMS automatisiert den Lebenszyklus des Bestands, indem es die Informationen in Echtzeit bündelt, vom Moment des Wareneingangs bis zur Lieferung und zur Zuordnung der Fakturierungsvorgänge.

Ein solches System eignet sich für Lager, die die Auftragsabwicklungsprozesse steuern müssen und Schwierigkeiten mit der erfolgreichen Auslieferung der Waren haben.

Warum braucht Ihr Unternehmen eine effiziente Auftragsverwaltung?

Der Einsatz irgendeines Systems zur Steuerung der Lieferungen kann Ihnen helfen, ein hohes Auftragsvolumen mit Bravour zu bewältigen und pünktlich zu liefern. Doch das ist nicht alles. Ein solches System kann Ihnen helfen, eine Vielzahl von Problemen zu lösen, darunter:

1. Es spart mehr Zeit

Wahrscheinlich ist Ihnen die Frage „Ist das Handhaben des Bestands, das Verpacken der Aufträge und der Warenversand die produktivste Art, meine Zeit zu nutzen?“ schon durch den Kopf gegangen. Die Chancen stehen gut, dass die Antwort Nein lautet. Jede Minute, die Sie mit dem Lösen von Verwaltungsproblemen verbringen, ließe sich in strategische Tätigkeiten für die Entwicklung Ihres Unternehmens investieren.

2. Es verhindert menschliche Fehler

Beim Versand von nur wenigen Aufträgen pro Tag ist der menschliche Fehler kein größeres Problem. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und Sie rund um die Uhr über mehrere Kommunikationskanäle Aufträge erhalten, ist es nur natürlich, dass Fehler entstehen. Die Vereinfachung der Auftragsverwaltung kann Ihnen helfen, alles erfolgreich zu steuern und Aufgaben zu automatisieren, wodurch Fehler so weit wie möglich reduziert werden.

3. Es erhöht die Menge der erhaltenen Informationen

Mit Zugang zu Echtzeitdaten können Sie bessere Entscheidungen treffen. Ein OMS oder ein TMS bündelt alle Informationen an einem Ort. So haben Sie einen vollständigen Überblick über den gesamten Versandprozess.

CargoPlanning erlaubt Ihnen beispielsweise, Warentransporte in Echtzeit zu verfolgen. Diese Informationen helfen Ihnen, den Status der Transporte jederzeit zu kennen. Zudem stellt die Plattform regelmäßig Leistungsberichte bereit, damit der Lieferprozess künftig verbessert werden kann.

2. Welche sechs Schritte hat der Auftragsabwicklungsprozess?

Der Auftragsabwicklungsprozess hat viele Bestandteile, die gleichzeitig in Bewegung gesetzt werden. Das bedeutet, dass es einer wirksamen Strategie bedarf, um sicherzustellen, dass jede Phase des Prozesses mit größtmöglicher Effizienz durchgeführt wird.

1. Die Eingangsphase

Diese Phase betrifft die Ware, die im Lager, im Verteilzentrum oder direkt im Geschäft eintrifft. Alle Sendungen müssen geprüft, erfasst und eingelagert werden, damit der Auftragsabwicklungsprozess beginnen kann.

Beim Wareneingang ist zu prüfen, ob alles im Auftrag mit den Daten des ursprünglichen Auftrags, der Rechnung und der Versandliste übereinstimmt. Werden beschädigte Pakete empfangen, müssen diese zurückgesendet werden.

2. Die Einlagerungsphase

Nachdem alles geprüft wurde, muss die Ware im Lager eingelagert werden. Um also maximale Geschwindigkeit und Effizienz bei der Auftragsabwicklung zu erreichen, muss dieser Vorgang so organisiert wie möglich sein.

3. Der Kommissionierschritt

In diesem Stadium muss die Ware im Lager lokalisiert werden. Geschieht dies manuell, benötigen Sie eine Liste der erforderlichen Artikel zum Abhaken, mit Angaben zum Lagerort für jeden Artikel.

4. Die Verpackungsphase

Das ist der Moment, in dem die für den Versand vorgesehenen Pakete verpackt werden, um jede Beschädigung während des Transports zu verhindern. Die Art der verwendeten Verpackungsmaterialien hängt von den Gewichtsgrenzen ab, die jedes Unternehmen hat.

5. Die Versandphase

Das ist der Moment, in dem die Versandoptionen und die Logistikpartner geprüft werden. Mit einem Transportmanagementsystem können Sie die Kosten und die für Transporte nötige Zeit auf ein Minimum senken.

Eine TMS-Plattform kann Ihnen helfen, den Warentransport zeitlich zu verfolgen und Zugang zu Echtzeitinformationen zu haben, sodass Sie jederzeit fundierte Entscheidungen treffen können. Zudem erhalten Sie Leistungsberichte, um die beste Strategie für die Zukunft zu entwickeln.

6. Der Schritt der Retourenbearbeitung

Falls Ihr Unternehmen den Kunden die Möglichkeit bietet, Ware zurückzusenden, sind Retouren Teil des Auftragsabwicklungsprozesses. Auch dieser Vorgang muss schnell und effizient gesteuert werden. So fühlen sich die Kunden sicher, und auch die Bestandsverwaltung wird einfacher.

Auch wenn der Lieferprozess nicht allzu kompliziert erscheint, wird er für mittlere und große Unternehmen deutlich schwieriger. Es gibt zahlreiche Faktoren, die die Einfachheit der Abläufe beeinflussen. Etwa das Auftragsvolumen — je mehr Aufträge manuell bearbeitet werden müssen, desto weniger effizient werden Sie und desto weniger Zeit haben Sie, Ihr Unternehmen zu entwickeln.

Zudem kann Technologie ein nützlicher Verbündeter sein. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen, desto höher die Qualität der getroffenen Entscheidungen. Durch den Einsatz eines Transportmanagementsystems können Sie die meisten Prozesse vereinfachen. Außerdem haben Sie Zugang zu Auswertungen und Berichten, die Ihnen ein besseres Verständnis der aktuellen Leistung und möglicher Änderungen verschaffen.

Wie sieht der Lieferprozess über CargoPlanning aus?

Der Lieferprozess lässt sich durch den Einsatz eines Transportmanagementsystems wie CargoPlanning erheblich vereinfachen und beschleunigen. Diese Plattform bietet mehrere Dienste, die gemeinsam genutzt alle Vorgänge des Prozesses effizienter machen können. Gehen wir es Schritt für Schritt durch:

• CargoOrder

Dieser Dienst erleichtert die Erstellung von Angebotsanfragen. CargoOrder ist ein Modul, das Ihnen hilft, Aufträge zu verwalten und an die Logistikabteilung weiterzuleiten. Hier einige der Angaben, die im erstellten Auftrag enthalten sind:

• Das Unternehmen, das den Auftrag erteilt
• Die Auftragsart (intern, Einkauf, Retoure usw.)
• Angaben zu den Lieferanten
• Ort und Datum der Beladung
• Ort und Datum der Entladung
• Das bestellte Produkt (Art, Gewicht usw.)
• Angaben zum Transport (z. B. wie groß der Lkw sein sollte)

All diese Informationen werden gebündelt und zur Freigabe gesendet. Nach Annahme des Auftrags werden sie an die Logistikabteilung oder an CargoPlanning weitergeleitet.

Die Nutzung dieses Dienstes ist eine große Hilfe, da alle Informationen an einem Ort liegen. Das verbessert die Kommunikation zwischen den Abteilungen und verhindert menschliche Fehler. Auch der Informationsaustausch mit den Frachtführern verbessert sich erheblich. Zudem sparen Sie Zeit, weil Sie Vorlagen erstellen können, die Sie für andere Aufträge wiederverwenden.

• CargoPlanning

Die Informationen aus CargoOrder werden automatisch an CargoPlanning gesendet. Durch Ergänzung weiterer Daten kann der Auftrag in eine Transportanfrage umgewandelt werden. Zu den nötigen Angaben gehören Informationen zur Zahlung, der für den Transport vorgesehene Preis, die verwendete Währung und weitere.

Wenn Sie einen bevorzugten Transportanbieter haben, kann ihm der Auftrag direkt zugewiesen werden. Ist er noch nicht in der Datenbank der Plattform, kann er zur Nutzung eingeladen werden. Andernfalls kann die Anfrage einer Ausschreibung unterzogen werden. Alle Transportanbieter geben Angebote ab, und Sie können dasjenige annehmen, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

CargoPlanning eignet sich hervorragend, um Lieferungen ohne großen Aufwand zu organisieren und zu steuern. Die Plattform bietet Zugang zu Echtzeitinformationen über den laufenden Transport und warnt Sie, wenn unterwegs Probleme auftreten. Zudem werden Verträge und Dokumente automatisch auf Grundlage der von Ihnen und von Ihrem Transportanbieter eingegebenen Daten erzeugt.

• CargoSlot

Dieser Dienst fungiert als gemeinsamer Kalender, in dem Frachtführer die Be- oder Entladevorgänge planen können. So sind Sie stets über die genaue Ankunftszeit der Waren und den präzisen Lieferstatus informiert, etwa:

• Am Tor angekommen
• An der Rampe angekommen
• Von der Rampe abgefahren
• Lieferung abgeschlossen

Mit CargoSlot haben Sie die vollständige Kontrolle über die logistischen Abläufe, da Sie alle Tätigkeiten im Lager von jedem Gerät aus verfolgen. Zudem verbessert sich die Transparenz zwischen Ihnen und den Transportanbietern, weil jeder Daten in der Plattform hinzufügen und aktualisieren kann.

Jede Phase wird von mindestens einem Dienst gesteuert, und gemeinsam können sie den gesamten Lieferprozess vereinfachen. Die gesamte durch ein TMS eingesparte Zeit lässt sich somit weit besser nutzen, etwa für die Entwicklung von Wachstumsstrategien für Ihr Unternehmen.

Um mehr darüber zu erfahren, was CargoPlanning für ein Unternehmen leisten kann, können Sie einige Fallstudien einsehen. Diese veranschaulichen die Vorteile eines Transportmanagementsystems anhand konkreter Ergebnisse. Um ganz sicher zu sein, können Sie jedoch jederzeit eine kostenlose Demonstration anfordern.