Wszyscy wiedzą, jak stresujący jest każdy sezon świąteczny — dla nadawców, przewoźników, a nawet dla klientów. Opóźnienia stają się palącym problemem i bardzo łatwo dać się przytłoczyć sytuacji. Jeśli jednak zaplanujesz wszystko z wyprzedzeniem i lepiej zorganizujesz swoje operacje transportowe, nie będziesz musiał obawiać się nadchodzącego szczytu sezonu.

1. Czym jest szczyt sezonu w transporcie?
2. Dlaczego szczyt sezonu jest ważny?
3. Jakie czynniki wpływają na szczyt sezonu?
4. Częste wyzwania pojawiające się w szczycie sezonu
5. Wskazówki dotyczące dostaw w szczycie sezonu

1. Czym jest szczyt sezonu w transporcie?

Jak sama nazwa wskazuje, szczyt sezonu odnosi się do okresów świątecznych, w których dostawy się nasilają. To kluczowy czas dla wielu przedsiębiorstw, ponieważ sposób, w jaki firmy radzą sobie ze szczytem sezonu, definiuje ich relacje z klientami.

Zazwyczaj szczyt sezonu w transporcie przypada na drugą połowę roku. Black Friday otwiera sezon, który trwa do Nowego Roku i obejmuje święta grudniowe. Oto najważniejsze punkty odniesienia, o których trzeba pamiętać:

• Halloween — 31 października

Choć jest to święto amerykańskie, stało się bardzo popularne również w Europie. Dlatego jeśli Twoja firma sprzedaje dekoracje tematyczne, kostiumy lub inne powiązane artykuły, w tym okresie roku możesz zauważyć wzrost liczby zamówień.

• Święto Dziękczynienia — 25 listopada

To święto rozpoczyna sezon zakupowy obejmujący znane Black Friday, Small Business Saturday i Cyber Monday. Klienci zaczynają wtedy szukać najlepszych ofert i próbują wcześniej rozpocząć świąteczne zakupy.

• Boże Narodzenie i Nowy Rok

To główne święta, które każdemu przychodzą na myśl, gdy mowa o spiętrzeniu operacji transportowych. Ten okres jest nieco trudniejszy, ponieważ trzeba uwzględnić także dni wolne przewoźników oraz fakt, że dla większości kupujących kluczowe jest, aby ich przesyłki dotarły na czas.

2. Dlaczego szczyt sezonu jest ważny?

Sposób, w jaki Twoja firma radzi sobie z obciążonymi okresami, wysyła klientom jasny sygnał, że mogą zaufać Twoim obietnicom, niezależnie od liczby dostaw, które musisz zrealizować. Co więcej, w dłuższej perspektywie budowanie reputacji przyniesie Ci więcej zamówień. Dlatego ważne jest, by mieć dobrze przemyślaną strategię na szczyt sezonu.

3. Jakie czynniki wpływają na szczyt sezonu?

Każdy rok jest inny, jeśli chodzi o dokładny moment rozpoczęcia szczytu sezonu, ponieważ wpływa na niego wiele czynników. Na przykład w 2019 roku napięcia między Stanami Zjednoczonymi a Chinami sprawiły, że sezon zaczął się wcześniej. Stało się tak dlatego, że większość handlowców chciała uniknąć możliwych opóźnień w operacjach transportowych.

Innym niedawnym czynnikiem była pandemia COVID-19. Choć nie był to szczyt sezonu jako taki, wielu detalistów zmierzyło się z nagłym wzrostem liczby dostaw, które musieli obsłużyć w krótkim czasie. Doprowadziło to do licznych opóźnień w dostawach, a nawet do braków w uzupełnianiu zapasów.

4. Częste wyzwania pojawiające się w szczycie sezonu

Wszystkie operacje, od zarządzania zapasami po dostawy, mogą zostać dotknięte nagłymi zmianami w łańcuchu dostaw. To główny powód, dla którego ważne jest wzmocnienie łańcucha dostaw i zadbanie o to, by w procesach nie występowały opóźnienia, nawet jeśli mierzą się z nimi wszystkie pozostałe firmy. Oto najważniejsze wyzwania, które przedsiębiorstwa musiały pokonać w ostatnich latach:

• Opóźnienia spowodowane pandemią

W 2020 roku szczyt sezonu zbiegł się z częścią kryzysu wywołanego pandemią, a wiele sklepów stacjonarnych zostało zmuszonych do przeniesienia działalności do internetu. Sprawiło to, że dostawcy usług transportowych zostali przytłoczeni, a opóźnienia stały się czymś zwyczajnym. Na przykład dane ze Stanów Zjednoczonych pokazują, że firma, która przed COVID miała średni czas tranzytu 2,5 dnia, w połowie grudnia osiągnęła 6,5 dnia. Następnie, w maju, wróciła do średniego czasu 3 dni.

Choć nieoczekiwane wyzwania będą pojawiać się zawsze, kluczowe jest zrozumienie trendów w branży transportowej, aby przygotować się na kolejny szczyt sezonu. Pomocna może tu być platforma do zarządzania transportem, która dostarcza raportów wydajności mogących znacząco przyczynić się do poprawy Twojej strategii.

• Dostawy w Black Friday

Wyprzedaże w Black Friday to prawdziwy element chaosu dla większości firm. W tym okresie może pojawić się wiele problemów, takich jak błędy w wielkości zapasów, wybór tras dostaw czy po prostu nieprawidłowe zarządzanie całą sytuacją.

Współpraca z właściwymi partnerami i wykorzystanie technologii na korzyść Twojej firmy może jednak znacząco ułatwić sytuację. Dodatkowy zespół ekspertów do Twojej dyspozycji może sprawić, że Black Friday będzie taki sam jak każdy inny dzień.

• Urlopy dostawców i zamykanie fabryk

Niezależnie od tego, czy chodzi o sytuacje przewidywalne, takie jak dni wolne w okresie świątecznym, czy o nieoczekiwane problemy, jak te w czasie pandemii, producenci mogą napotkać trudności w każdej chwili. To z kolei może oznaczać opóźnienia i przerwy w Twoich operacjach oraz problemy dla całego łańcucha dostaw.

Dlatego rozsądnym posunięciem jest współpraca z różnymi dostawcami i utrzymywanie większych zapasów rezerwowych, aby ograniczyć ryzyko w okresach szczytu. Da Ci to większą szansę na zaspokojenie potrzeb klientów, niezależnie od sytuacji.

Ogólnie rzecz biorąc, szczyt sezonu przekłada się na wyższe wydatki na wszystko, co dotyczy logistyki, takie jak wyższe stawki czy dodatkowe koszty paliwa. Strategią stosowaną przez niektóre firmy jest zwiększenie wolumenu zamówień przed szczytem sezonu, aby uniknąć tych wyższych kosztów.

5. Wskazówki dotyczące dostaw w szczycie sezonu

Oczywiście zawsze pojawią się sytuacje, których nie da się przewidzieć. Jednak dobrze przemyślana strategia da Ci dodatkową szansę na skuteczne rozwiązanie wszelkich wyzwań w szczycie sezonu. Oto kilka wskazówek, które warto zapamiętać i zastosować przy przygotowywaniu firmy:

• Wysyłaj wcześniej

Jedną z popularnych strategii jest próba wysyłania zamówień szybciej niż zwykle, jeszcze przed rozpoczęciem szczytu sezonu. Zaletą tego podejścia jest to, że pozostawia margines na wystąpienie problemów w systemie. Wpływ opóźnień jest zminimalizowany, a Ty masz więcej czasu na realizację zamówień klientów.

• Prognozowanie zamówień

Postępując w ten sposób, możesz spróbować zoptymalizować posiadane ilości zapasów i podejmować lepsze decyzje dotyczące uzupełniania stanów. Nawet jeśli prognozy nigdy nie będą w 100% dokładne, mogą dać Ci przybliżenie możliwie bliskie rzeczywistości:

• Analizuj informacje o przeszłych operacjach, zwłaszcza tych sezonowych

• Planuj promocje z wyprzedzeniem i przewiduj wzrost liczby zamówień

• Usprawnij uzupełnianie zapasów, analizując, jaki rodzaj towaru sprzedaje się szybciej

• Bądź transparentny wobec swoich klientów

O wiele lepiej jest informować klientów o bieżącej sytuacji, niż pozwalać im samodzielnie odkrywać problemy. Uważnie śledź więc ilości towaru na stanie i informuj klientów o artykułach pozostałych w magazynie. Ponadto dobrym pomysłem jest umożliwienie kupującym śledzenia zamówień w czasie rzeczywistym, aby w każdej chwili znali dokładny status dostawy.

• Popraw komunikację ze swoimi dostawcami

Jeśli masz dobre relacje z producentami w swoim zespole, możesz ściśle z nimi współpracować, aby uniknąć wyczerpania zapasów w szczycie sezonu. Możesz przekazywać im spodziewany wolumen zamówień i dzięki temu zadbać, przy ich pomocy, o właściwe zarządzanie zapasami.

• Wdrażaj nowe technologie w łańcuchu dostaw

Aby z powodzeniem poradzić sobie ze szczytem sezonu, warto przeanalizować, jakiego rodzaju technologii używasz w swoim łańcuchu dostaw. Na przykład korzystanie z systemu zarządzania transportem może przyczynić się zarówno do prognozowania wolumenu zamówień, jak i do optymalizacji przyszłych operacji wysyłkowych.

Dzięki łańcuchowi dostaw uproszczonemu za pomocą technologii masz szansę zoptymalizować szybkość i zwiększyć przepustowość operacji transportowych. Masz również dostęp do dokładnych informacji, którymi możesz dzielić się ze wszystkimi swoimi partnerami logistycznymi.

Jeśli usprawnienie łańcucha dostaw jest Twoim celem, zapraszamy do zapoznania się z CargoTender. To usługa, która pomoże Ci zaplanować operacje transportowe z wyprzedzeniem i zbudować sieć zaufanych dostawców usług transportowych. Ponadto CargoOrder może usprawnić sposób organizacji procedur wysyłkowych w dłuższej perspektywie. Aby sprawdzić, co najlepiej pasuje do Twojej firmy, zapraszamy na krótkie spotkanie z jednym z naszych specjalistów i do zamówienia bezpłatnej prezentacji oferowanych przez nas usług: https://cargoplanning.com/live-demo.